一、设备费
典型问题
◇采购任务书批准外的专用或通用设备
◇未履行设备费预算调剂审批手续
◇执行期前，启动招投标程序或签订设备采购合同
◇临近结题购置设备，设备未及时到位/未发挥作用
重要提醒
1.设备合同的签订及款项支付需在项目执行期以内，若有临近结题购置设备的情况，建议准备合理性情况说明备查。
2.结题前应确保设备已到位并发挥实际作用、完成暂借款冲销及固定资产验收入账。
案例分析
某单位重点研发计划项目课题组使用直接经费购置笔记本电脑等办公设备，结题审计时无法解释采购该通用设备的相关性；另外由于采购发起流程不及时，任务书中列示的部分50万以上的设备在临近结题时完成了付款但未完成设备验收以及资产入账。以上2项问题在审计检查时予以核减，导致项目整体执行率偏低。
二、材料费
典型问题
◇主材、大宗材料与任务书预算内容偏差较大
◇主材、辅材数量比例不符合项目研究特点
◇列支办公耗材、办公用品、生产性或基建用材料
◇缺少验收、入库、领用手续
重要提醒
1.禁止在直接经费中采购与项目研究无直接相关的通用材料。
2.大宗材料的采购应与预算保持一致，如发生变化，须履行预算调整审批手续。
案例分析
某单位承担市科技计划项目，在直接费用中列支硬盘、显卡及硒鼓等通用办公用耗材，未能说明与项目研究的相关性；在项目执行期内采购大量单一主材，超出该课题实际研究需要的数量范围，经查多出部分实际用于课题组其他科研项目。针对以上不合理支出，结题审计时予以核减。
三、测试化验加工费
典型问题
◇测试内容与课题研究内容、进度不匹配
◇委托不具备相关业务资质或经营范围不符的单位
◇内部交易缺乏定价依据，缺少审批单、测试报告及结算清单等必要材料
重要提醒
1.严禁编造虚假测试需求、委托无资质机构进行测试、或以预存测试化验加工费用等方式，变相转移、套取资金。
2.确保测试费支出真实、合规且与科研任务直接相关。
案例分析
（一）某单位承担重点研发计划项目，课题组委托某公司开展项目研究测试服务，被委托公司按照合同要求出具测试报告，结题验收时财务专家通过企业信息查询工具获取该公司信息，认为该公司不具备相关业务资质，对测试费予以核减。
（二）某单位承担工信部项目，课题组通过单位内部机构开展测试服务，审计对单位内部测试定价及成本分摊的合理性提出异议，后补充相关说明材料，对成本分摊清晰的部分予以认定，其余部分进行核减。
四、燃料动力费
典型问题
◇超范围列支燃料动力费
◇列支实验室日常运行的水、电、气、暖、物业等支出
◇费用分摊依据不合理，缺少管理办法、分摊标准等相关支撑材料
重要提醒
1.野外科考、试验发生的车船燃油费可在本科目列支。
2.实验室日常运行的水、电、气、暖、物业等支出属于间接费用开支范围，不应在燃动费列支。
案例分析
（一)某单位承担的国家重大科研仪器研制项目，审计时被指出该项目使用燃料动力费列支实验室日常水费和房租分摊费用，相关费用支出予以核减。
（二)某单位承担的市科技创新行动计划项目，课题组未提供具体机时记录，审计认定燃动费计算依据不充分，相关费用支出予以核减。
五、差旅/会议/国际合作交流费
典型问题
◇ 列支与科研任务无关的私人行程费用；出差、出国人员非项目组成员。
◇ 会议费中夹带与会议无关的餐费、礼品费、旅游费；虚构会议或参会人员名单；
◇ 会议费缺少会议通知、议程、签到表等会议要素；国际合作交流费缺少出国（境）任务批件、邀请函、行程单等外事手续。
重要提醒
1.所有支出必须直接服务于科研任务目标，与项目研究内容、进度紧密相关。
2.严格遵守国家及单位关于差旅、会议、因公出国（境）的各项开支标准和管理规定。
案例分析
1.某单位项目负责人为课题组学生报销差旅费，经查，该笔费用实际为学生放假期间的探亲费。审计认定该部分支出不合规，予以核减。
2.某单位承担国家重点研发计划项目，课题组召开项目研讨会，实际参会人员10人，但会议费按15人标准虚构列支。审计对超出实际参会人数的费用予以核减。
六、出版/文献/信息传播/知识产权事务费
典型问题
◇ 列支与项目研究无关的图书、报刊、会员费；支付非本项目成果的版面费；购买通用软件（如Office、杀毒软件等）；列支手机和办公固定电话通讯费、日常办公网络费等。
◇ 缺少购买合同、订单、发票、验收单（软件/数据库）、论文录用通知、专利受理/授权通知书及缴费凭证等关键支撑材料。
◇ 支付专利维护费年费。
重要提醒
1.所有支出必须直接支撑本项目的研究工作和成果产出，不得支出办公性费用。
2.项目经费资助产生的知识产权，其权属必须符合项目任务书、合作协议及单位相关规定。
案例分析
1.某单位承担上海市科技创新行动计划项目，课题组在出版文献费中报销了多本其他研究方向读物。审计认为其与研究内容无直接关系，予以核减。
2.某单位承担重点研发计划项目，课题组报销的版面费及专利费，经查，所出版的文章以及形成的专利实际为其他项目成果，审计认为权属不清晰，予以核减。
七、劳务费/专家咨询费
典型问题
◇ 向课题组成员以及单位在职人员发放劳务费；向本单位管理人员和参与本项目（含课题、子课题）研究的人员发放专家咨询费。
◇ 虚构人员名单，虚报、冒领劳务费和专家咨询费。
◇ 劳务费缺少聘用协议及工作量认定材料；专家咨询费缺少咨询费审批表、会议通知、签到等咨询证明材料。
重要提醒
1.劳务费只能发放参与项目的研究生、博士后、访问学者和项目聘用的研究人员、科研辅助人员等。
2.劳务费和专家咨询费须采取银行转账方式，发放至本人银行卡中。
案例分析
1.某单位参与上海市科技创新行动计划项目，该项目适用《上海市财政科研项目专项经费管理办法》（沪财发〔2023〕4号），中期检查时发现课题组给本单位在职人员发放劳务费,项目承担单位认为该笔劳务费发放与项目经费管理办法规定不符，要求参与单位及时进行账务调整。
2.某单位承担重点研发计划项目，课题组报销研究生劳务费数万元，仅提供了一份由导师签字的发放清单，无学生签收单、无明确的工作内容和工作量记录。审计认定发放依据不足，费用予以核减。
转自：上海交通大学财务计划处公众号