一、各类支出问题、提醒及分析
（一）设备费
典型问题
◇采购任务书批准外的专用或通用设备
◇未履行设备费预算调剂审批手续
◇执行期前，启动招投标程序或签订设备采购合同
◇临近结题购置设备，设备未及时到位/未发挥作用
重要提醒
1.设备合同的签订及款项支付需在项目执行期以内，若有临近结题购置设备的情况，建议准备合理性情况说明备查。
2.结题前应确保设备已到位并发挥实际作用、完成暂借款冲销及固定资产验收入账。
案例分析
某单位重点研发计划项目课题组使用直接经费购置笔记本电脑等办公设备，结题审计时无法解释采购该通用设备的相关性；另外由于采购发起流程不及时，任务书中列示的部分50万以上的设备在临近结题时完成了付款但未完成设备验收以及资产入账。以上2项问题在审计检查时予以核减，导致项目整体执行率偏低。
（二）材料费
典型问题
◇主材、大宗材料与任务书预算内容偏差较大
◇主材、辅材数量比例不符合项目研究特点
◇列支办公耗材、办公用品、生产性或基建用材料
◇缺少验收、入库、领用手续
重要提醒
1.禁止在直接经费中采购与项目研究无直接相关的通用材料。
2.大宗材料的采购应与预算保持一致，如发生变化，须履行预算调整审批手续。
案例分析
某单位承担市科技计划项目，在直接费用中列支硬盘、显卡及硒鼓等通用办公用耗材，未能说明与项目研究的相关性；在项目执行期内采购大量单一主材，超出该课题实际研究需要的数量范围，经查多出部分实际用于课题组其他科研项目。针对以上不合理支出，结题审计时予以核减。
（三）测试化验加工费
典型问题
◇测试内容与课题研究内容、进度不匹配
◇委托不具备相关业务资质或经营范围不符的单位
◇内部交易缺乏定价依据，缺少审批单、测试报告及结算清单等必要材料
重要提醒
1.严禁编造虚假测试需求、委托无资质机构进行测试、或以预存测试化验加工费用等方式，变相转移、套取资金。
2.确保测试费支出真实、合规且与科研任务直接相关。
案例分析
（一）某单位承担重点研发计划项目，课题组委托某公司开展项目研究测试服务，被委托公司按照合同要求出具测试报告，结题验收时财务专家通过企业信息查询工具获取该公司信息，认为该公司不具备相关业务资质，对测试费予以核减。
（二）某单位承担工信部项目，课题组通过单位内部机构开展测试服务，审计对单位内部测试定价及成本分摊的合理性提出异议，后补充相关说明材料，对成本分摊清晰的部分予以认定，其余部分进行核减。
（四）燃料动力费
典型问题
◇超范围列支燃料动力费
◇列支实验室日常运行的水、电、气、暖、物业等支出
◇费用分摊依据不合理，缺少管理办法、分摊标准等相关支撑材料
重要提醒
1.野外科考、试验发生的车船燃油费可在本科目列支。
2.实验室日常运行的水、电、气、暖、物业等支出属于间接费用开支范围，不应在燃动费列支。
案例分析
1.某单位承担的国家重大科研仪器研制项目，审计时被指出该项目使用燃料动力费列支实验室日常水费和房租分摊费用，相关费用支出予以核减。
2.某单位承担的市科技创新行动计划项目，课题组未提供具体机时记录，审计认定燃动费计算依据不充分，相关费用支出予以核减。
（五）差旅/会议/国际合作交流费
典型问题
◇ 列支与科研任务无关的私人行程费用；出差、出国人员非项目组成员。
◇ 会议费中夹带与会议无关的餐费、礼品费、旅游费；虚构会议或参会人员名单；
◇ 会议费缺少会议通知、议程、签到表等会议要素；国际合作交流费缺少出国（境）任务批件、邀请函、行程单等外事手续。
重要提醒
1.所有支出必须直接服务于科研任务目标，与项目研究内容、进度紧密相关。
2.严格遵守国家及单位关于差旅、会议、因公出国（境）的各项开支标准和管理规定。
案例分析
1.某单位项目负责人为课题组学生报销差旅费，经查，该笔费用实际为学生放假期间的探亲费。审计认定该部分支出不合规，予以核减。
2.某单位承担国家重点研发计划项目，课题组召开项目研讨会，实际参会人员10人，但会议费按15人标准虚构列支。审计对超出实际参会人数的费用予以核减。
（六）出版/文献/信息传播/知识产权事务费
典型问题
◇ 列支与项目研究无关的图书、报刊、会员费；支付非本项目成果的版面费；购买通用软件（如Office、杀毒软件等）；列支手机和办公固定电话通讯费、日常办公网络费等。
◇ 缺少购买合同、订单、发票、验收单（软件/数据库）、论文录用通知、专利受理/授权通知书及缴费凭证等关键支撑材料。
◇ 支付专利维护费年费。
重要提醒
1.所有支出必须直接支撑本项目的研究工作和成果产出，不得支出办公性费用。
2.项目经费资助产生的知识产权，其权属必须符合项目任务书、合作协议及单位相关规定。
案例分析
1.某单位承担上海市科技创新行动计划项目，课题组在出版文献费中报销了多本其他研究方向读物。审计认为其与研究内容无直接关系，予以核减。
2.某单位承担重点研发计划项目，课题组报销的版面费及专利费，经查，所出版的文章以及形成的专利实际为其他项目成果，审计认为权属不清晰，予以核减。
（七）劳务费/专家咨询费
典型问题
◇ 向课题组成员以及单位在职人员发放劳务费；向本单位管理人员和参与本项目（含课题、子课题）研究的人员发放专家咨询费。
◇ 虚构人员名单，虚报、冒领劳务费和专家咨询费。
◇ 劳务费缺少聘用协议及工作量认定材料；专家咨询费缺少咨询费审批表、会议通知、签到等咨询证明材料。
重要提醒
1.劳务费只能发放参与项目的研究生、博士后、访问学者和项目聘用的研究人员、科研辅助人员等。
2.劳务费和专家咨询费须采取银行转账方式，发放至本人银行卡中。
案例分析
1.某单位参与上海市科技创新行动计划项目，该项目适用《上海市财政科研项目专项经费管理办法》（沪财发〔2023〕4号），中期检查时发现课题组给本单位在职人员发放劳务费,项目承担单位认为该笔劳务费发放与项目经费管理办法规定不符，要求参与单位及时进行账务调整。
2.某单位承担重点研发计划项目，课题组报销研究生劳务费数万元，仅提供了一份由导师签字的发放清单，无学生签收单、无明确的工作内容和工作量记录。审计认定发放依据不足，费用予以核减。
（八）合作经费
典型问题典型问题
◇ 合作单位未对项目经费进行单独核算。
◇ 合作单位未按照任务书要求专款专用。
◇ 经费拨付存在收款单位、金额与任务书不一致等违规外拨行为。
◇ 项目及课题承担单位未按照要求及时转拨资金。
重要提醒要提醒
项目负责人须关注合作单位经费使用情况，确保其为项目开设单独核算经费的财务账号。
案例分析典型案例
①某重点研发计划项目结题时，审计发现合作单位未开设独立的财务经费账号，仅在凭证摘要中注明项目名称，审计不予认可，要求合作单位限期整改。
②某重点研发计划项目结题时，审计发现合作单位未按照任务书约定，擅自将经费转拨至其他单位开展相关研究工作，审计不予认可，要求转拨资金退回。
（九）间接费用
典型问题典型问题
◇ 单位间接费用管理制度不健全。
◇ 间接费用核算方式不合理，分摊依据不明确，提取标准不合规。
◇ 足额提取间接费用之外又以其它名目重复列支管理费用。
重要提醒重要提醒
①项目负责人须关注项目参与单位是否制定间接费用相关管理办法。
②项目负责人应根据相关经费管理办法规定足额编制间接费用预算。
案例分析典型案例
某上海市农业科技创新项目结题时，审计发现承担单位提扣的管理费超过间接费用预算，审计对超支部分不予认可，要求项目组进行调账处理。
（十）应付未付及预计支出
典型问题
◇ 应付未付业务未发生在项目执行期内，或与研发活动相关性不高。
◇ 预计支出缺乏合理依据，测算不科学。
重要提醒
①应付未付须为执行期内发生的业务，需提供合同、明细清单、发票等证明材料。
②审计日后发生的与项目研究或综合绩效评价相关的必要开支（如会议差旅、论文专利、审计费等）可作为预计支出。
典型案例
①某上海市科技计划项目结题时，项目组将测试费作为应付未付，但无法提供服务确认、样品交接记录等相关材料，该笔应付未付审计不予认可。
②某重点研发计划项目结题时，项目组将后续可能发生的差旅费作为预计支出，但因申报金额明显偏高，且无法提供相关支撑材料，该笔预计支出审计不予认可。
二、审计检查要点
（一）内部控制的健全性
科研项目经费收入和支出是否符合国家、上级部门及项目承担/参与单位相关制度规定；项目承担/参与单位相关内控管理是否落实，相关制度执行是否有效。
重要提醒：需关注课题合作单位内部控制制度建设及执行情况。
（二）预算执行的规范性
是否存在超预算额度、超范围列支经费等情况；仪器设备等预算调整是否履行调整程序、是否经过相关职能部门审批。
重要提醒：预算调整相关资料档案请注意留存。
（三）经费支出的相关性
经费支出应确保与科研活动直接相关。
重要提醒：与项目无关的支出应在执行期结束前调出。
（四）应付未付及预计支出的合理性
应付未付是否为执行期内发生的业务且与科研活动直接相关；预计支出情况是否合理，测算过程是否科学。
重要提醒：应付未付、预计支出应提供明细清单以及对应的合同、发票等相关说明材料。
（五）常见问题
1.核算方式不合规：参与单位未对项目资金进行单独核算；自筹配套经费未纳入同一财务账号核算。
2.分摊/计算依据不充分：测试费、燃料动力费分摊依据不充分；劳务费支出与发放人员对应关系不清晰。
3.支出用途不合理：在直接费中列支应从间接费支出的办公用品费等；列支任务书以外设备费、非本项目成果的专利费及年费等；列支与项目相关性较低的快递费、出版及版面费、论文润色费、答辩费、材料及低值设备费、实验室装修相关费用等。
4.支出内容超执行期：列支不在执行期以内的燃动费、劳务费、设备费、测试加工费等。
5.相关流程不规范：大额外协合同审批流程不规范；课题合作单位预算调整审批流程不规范。
转自：上海交通大学财务计划处公众号